מדיניות פרטיות - היבטי גיוס

1. מכבי שירותי בריאות (להלן: "מכבי"), רואה חשיבות עליונה בכיבוד הזכות לפרטיות ושמירה על צנעת הפרט, הן כערך בפני עצמו והן מכוח חוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981 והתקנות שהותקנו מכוחו (להלן: "החוק" ו/או "חוק הגנת הפרטיות"), ושמחה לסקור בפניך את מדיניות הגנת הפרטיות הנוהגת במכבי ביחס לטיפול במידע האישי של מועמדים לעבודה.
   
   

2. מדיניות פרטיות זו מיועדת לספק מידע לגבי סוג המידע שנאסף על מועמדים לעבודה ואופן השימוש בו, ככל שנדרש, מטרת השימוש במידע וכן זכויות נשואי המידע.
   
   

3. המידע המופיע במסמך זה נכתב בלשון זכר לשם נוחות בלבד והכוונה ללשון זכר ונקבה כאחד.
   
   

4. מכבי שומרת ומתעדת מידע מלא ו/או חלקי שהינך מוסר כחלק מהליך הגשת מועמדות לעבודה במכבי, הן למכבי באופן ישיר והן מידע שנמסר לצדדים שלישיים שמספקים למכבי שירותים כחלק מההליך הנ"ל. מכבי מחויבת, על-פי חוק הגנת הפרטיות, תשמ"א - 1981, חקיקה רלוונטית נוספת וכן על-פי כללי האתיקה והנוהג הקיים, בהגנה קפדנית על פרטיות המידע הקיים במאגרי המידע של מכבי.
   
   

5. המידע הנ"ל נאגר במערכות מידע ממוחשבות שמפעילה מכבי לצורך שימוש במידע, ככל שנדרש, תוך שמירה קפדנית על הגנת פרטיות המידע ובאמצעות שימוש בטכנולוגיות מתאימות, הגדרת תהליכי עבודה התומכים בדרישות ההגנה, בקרה מתמשכת על-ידי גורמים מקצועיים במכבי וביקורות תקופתיות לבחינת יעילות ותקפות הטכנולוגיות והתהליכים שנקבעו ועדכונם, ככל שהדבר נדרש.
   
   

6. יובהר כי מועמד לעבודה אינו מחויב למסור כל מידע על אודותיו למכבי, אולם אי-מסירתו עשויה למנוע ממכבי לטפל בבקשת המועמד לעבודה ולהתמיין למכבי.

מסירה ואיסוף מידע אישי

7. המידע האישי שייאסף על-ידי מכבי ביחס למועמד לעבודה (להלן: "מועמד"), יכלול מידע אשר רלוונטי למכבי, לרבות מידע אישי ו/או מידע בעל רגישות מיוחדת בהתאם להגדרה הקבועה בחוק הגנת הפרטיות ואותו מסר המועמד בעת הגשת הבקשה למועמדות לעבודה למכבי ו/או לצדדים שלישיים בקשר למשרה במכבי וכן גם מידע שנמסר בשלבי גיוסו, לרבות:

א. מידע אישי מזהה וביניהם: שם פרטי ושם משפחה, מספר תעודת זהות ו/או צילום תעודת זהות.
ב. מידע לצורך יצירת קשר עם המועמד ולמשל: כתובת מגורים, כתובת דואר אלקטרוני, מסירת פרופיל במדיה רלוונטית (למשל: לינקדאין).
ג. מידע על השכלת המועמד וניסיון מקצועי, כגון: קורות חיים, השכלה, מקצוע, רישיון וניסיון תעסוקתי קודם, שמות מעסיקים קודמים ואמצעי קשר עימם.
ד. כל מידע אחר ו/או נוסף שיימסר למכבי או יתקבל במכבי על אודות המועמד בעת הגשת הבקשה.

הבהרות חשובות למועמד לעבודה

8. על המועמד לא חלה חובה חוקית למסור מידע אישי על אודותיו, אולם ללא מסירת מידע אשר רלוונטי לצורך בחינת מועמדתו לעבודה במכבי, מכבי תימנע מלטפל בבקשתו ו/או לבחון מועמדותו לעבודה במכבי.


9. במקרים שבהם הגשת מועמדות לעבודה נוגעת לתפקידים המצריכים בדיקת כשירות רפואית, מכבי תודיע על כך מראש ותקבע כללים והסדר גלוי, על-פיו יימסר מידע מינימלי ככל האפשר, וזאת אך ורק לצורך בחינת הכשירות הרפואית הנדרשת.

10. מכבי מבקשת מהמועמד למסור לה מידע אישי הקשור באופן ישיר להגשת מועמדותו לעבודה במכבי. לפיכך, על המועמד להימנע ממסירת מידע שאותו הוא אינו מעוניין לשתף ו/או לחשוף והדבר יהיה נתון לשיקול דעתו.

למעלה מן הצורך יובהר כי במקרה שבו ימסור המועמד למכבי על דעת עצמו מידע אישי ו/או מידע אישי בעל רגישות מיוחדת בהתאם להגדרת הקבועה בחוק הגנת הפרטיות, כגון: מצב בריאותי, נטייה מינית, אמונה דתית, שיוך פוליטי וכדומה, המידע לא ישמש בסיס או יהווה אחד מהשיקולים שיש למכבי לשקלול בדבר בחינות מועמדותו של המועמד לעבודה.

11. מכבי תהא רשאית לאסוף מידע אישי על אודות המועמד מצדדים שלישיים, כגון: חברת גיוס כוח אדם, חברת מיקור חוץ, מדיה חברתית מקצועית, מקור פומבי אחר, ממליצים, מידע שפורסם על-ידי המועמד או מטעמו וכיו"ב.

גם במקרה של איסוף מידע אישי או מסירה של מידע אישי מצדדים שלישיים כאמור לעיל, מכבי שומרת על הזכות לא לטפל בבקשת המועמד או לא לבחון את מועמדתו לעבודה במכבי, ככל שהמידע האישי אינו מלא ו/או אינו מהווה כל המידע הרלוונטי לצורך בחינת מועמדותו.

12. מדיניות פרטיות זו תחול על כל מידע אישי שנאסף על-ידי מכבי ו/או נמסר למכבי והכרוך בהליכי גיוס לעבודה במכבי.

13. יובהר כי מדיניות זו היא מדיניות פרטיות כללית ביחס למידע אישי של מועמדים לעבודה. מדיניות זו מתחדשת ומתאימה את הוראותיה ביחס להוראות הפסיקה והחקיקה, וכן בהתאם לשגרת חיים ומציאות מתפתחת, על כן יובא לידיעת המועמד לעבודה כי ייתכנו תוספות ושינויים ביחס למידע האישי שנמסר למכבי, היקפו, עיבודו והאופן שבו נשמר.

14. נוסף על האמור, יובא לידיעת המועמד לעבודה כי ייתכנו מקרים שבהם לתפקידים שאליהם המועמד מתמיין הוא יתבקש למסור למכבי מידע אישי נוסף אשר רלוונטי להליך גיוסו ומועמדתו לעבודה וכן להתקשר בהסכמי פרטיות וסודיות נוספים.

השימוש במידע האישי

המידע האישי שהמועמד ימסור למכבי ויישמר במאגריה ובמערכותיה, ישמש למטרות שלהלן:

15. בחינת מועמדות לעבודה במכבי ו/או תחת חברה שמכבי מספקת לה שירותים דומים, לרבות: מיון, סינון, ראיונות וכיו"ב.

16. יצירת קשר עם המועמד בשלבי הליך בחינת מועמדות, שלבי הגיוס, מתן הודעה על החלטת מכבי ביחס למועמדות וכן לצורך יצירת קשר עתידי עבור פוטנציאל לגיוס עתידי, עדכון מידע, וכן לצורך עדכון פרטי קשר לצורך התקשרויות נוספות מטעם מכבי וליצירת קשר עתידי, קרי: לצורך פנייה חוזרת.
יובהר בעניין זה כי בכל עת יוכל המועמד לבקש ממכבי שלא לפנות אליו בפנייה חוזרת, אולם יובהר כי בקשה כאמור תהווה הודעה על רצונו להסרת פרטיו מרשימת מועמדים לעבודה פוטנציאליים (כפי שיפורט בהמשך).

17. בקרה וטיוב תהליכים במכבי ובפרט תהליכי גיוס.

18. הפקת תובנות ותהליכי עבודה עסקיים, לרבות הליך גיוס, יצירת מידע אגרגטיבי, סטטיסטי או מידע אחר בעילום פרטיו המזהים, לצורכי פעילותיה של מכבי. יודגש כי לאחר הפקת המידע האמור, המידע החדש לא יכלול את המידע האישי שממנו הופק.

19. קיום הוראות החקיקה והרגולציה הרלוונטיות.

שמירת המידע

20. מועמד שהתקבל לעבוד והחל הליך גיוס - המידע במכבי יישמר כחלק מהמידע האישי שנאסף ונשמר על אודות עובדי מכבי. המידע יטופל בהתאם לטיפול במידע אישי של עובדי מכבי לפי הנחיות פנימיות, הוראות החקיקה ורגולציה הקיימת בתחום.

21. הצורך בשמירת המידע המלא ו/או החלקי תבחן מעת לעת. ככל שמכבי החליטה כי אין צורך בשמירתו, המועמד יוסר מרשימת העובדים הפוטנציאליים, אולם מובהר כי פרטים טכניים מינימליים ועצם הסרתו והסיבה לכך יישמרו ברשימת המועמדים לעבודה לצורכי בקרה שוטפת ולשם מניעת פנייה למועמד בעתיד.

22. מועמד שלא הפך לאחד מעובדי מכבי, מכל סיבה שהיא - המידע יישמר לאחר סיום הליך בחינת מועמדתו או מסיום הקשר האחרון שנוצר בין מכבי ובין המועמד ובכפוף לסעיף 23 שלהלן.

23. כאמור לעיל, מועמד שלא הפך לעובד מכבי, אשר הודיע למכבי על רצונו להסיר את פרטיו מרשימת המועמדים הפוטנציאליים, יוסר מרשימה זו. מובהר כי פרטים טכניים מינימליים וכן עצם הסרתו והסיבה לכך, יישמרו ברשימת המועמדים לעבודה, וזאת לצורכי בקרה שוטפת ולשם מניעת פנייה חוזרת למועמד בעתיד. המידע יימחק בהתאם להוראות ודרישות הדין.

זכויות מועמדים לעבודה ביחס למידע האישי עליהם השמור במכבי

24. לכל מועמד לעבודה הזכות לעיין ולתקן את המידע על אודותיו במכבי, וזאת בהתאם להוראות החוק.

25. יובהר כי אופן מימוש הזכות לעיון ותיקון מכוח החוק ייקבע על-ידי מכבי ובהתאם להוראות החקיקה הרלוונטיות, וביניהן הוראות תקנות הגנת הפרטיות (תנאים לעיון במידע וסדרי הדין בערעור על סירוב לבקשת העיון), התשמ"א – 1981, רגולציה קיימת, הנחיות רשם מאגרי המידע והוראות מטעם הרשות להגנת הפרטיות.

אמצעי הקשר למימוש הזכויות הנ"ל

26. בקשה ייעודית שתישלח במייל לנציגה ממחלקת משאבי אנוש: הגברת לינוי אלאלוף, משאבי אנוש - shomin_l@mac.org.il

27. צדדים שלישיים - כאשר המידע נאסף ונשמר על-ידי צד ג', אמצעי הקשר ייתכן שיהיה בנוסף או רק מטעם צד ג'. על המועמד לברר היכן המידע על אודותיו ייאסף ויישמר, וזאת בטרם יחשוף או ימסור מידע אישי לאותו צד ג'. האחריות לכך ושיקול הדעת יהיו על המועמד בלבד.

28. למעלה מן הצורך תפורט זכותו של המועמד במקרה שבקשתו לעיון או תיקון סורבה והיא – הגשת ערעור לבית המשפט השלום בדרך ובמועדים הקבועים בתקנות הנ"ל.

דרכי שמירת מידע במכבי

29. א. המידע האישי על מועמד נשמר במערכות המחשוב של מכבי ותחת המחלקה הרלוונטית תוך הגדרת הרשאות ספציפיות לגורמים אחידים על בסיס עקרון "הצורך לדעת" לשימוש במידע האישי שנשמר על אודות המועמד.


ב. במערכות שבהן נשמר המידע האישי, מוגדרות ומיושמות דרישות אבטחת מידע טכנולוגיות, המתאימות לרמה הגבוהה ביותר של הגנת המידע הנדרשת במערכות מסוגן. דרישות אלה נבדקות ומבוקרות באופן שוטף.

נוהלי אבטחת המידע והגנת הפרטיות במכבי

30. א. במכבי הונהגו וקיימים נוהלי אבטחת מידע והגנת הפרטיות, שעל-פיהם פועלת מכבי, ואשר מטרתם לעגן את תפיסת ההנהלה בנושא אבטחת המידע, הגנה על המידע והגנת על הפרטיות במכבי, וכן לקבוע את מחויבותה לנושא זה במישורים הניהוליים, תוך שילוב היבטים תפעוליים ותכנוניים של מכבי. נהלים אלה מהווים את תשתית הפעילות ליישומן בפועל של מדיניות אבטחת המידע ומדיניות הפרטיות במכבי.

ב. מערכת הנהלים וההוראות האגפיות מתייחסת למכלול ההיבטים הטכנולוגיים והתהליכיים, שכל אחד מהם עוסק בנושא ספציפי של פעילות אבטחת המידע. למשל: מידור, זיהוי, הרשאות משתמשים, ניהול מאגרים ומדיניות סיסמאות, נוהל הכנסת מערכת מידע חדשה במכבי ונוהל להעברת מידע במכבי.

ממונה אבטחת המידע במכבי

31. ממונה אבטחת המידע במכבי כפוף להנחיותיו והוראותיו של ראש חטיבת טכנולוגיות במכבי. ממונה אבטחת המידע במכבי אחראי על יישום מדיניות אבטחת המידע במכבי, שמירה על המידע הקיים ואבטחתו.

ממונה הגנת הפרטיות במכבי

32. ממונה הגנת הפרטיות במכבי כפוף להנחיותיו והוראותיו של המשנה למנכ"לית וראש חטיבת התפעול במכבי, ואמון ואחראי על קיומה של מדיניות הגנת הפרטיות על רבדיה ויישומה בפועל, הגנה ושמירה על פרטיות נשואי המידע ועל המידע שלעצמו.

בירור/ פנייה בנושא הגנת הפרטיות במכבי

33. מועמד לעבודה אשר מבקש לבדוק את היבטי הגנת הפרטיות לגבי מידע שנאסף ושנשמר על אודותיו במכבי או לפנות בכל נושא בקשר לכך או ליצור קשר עם גורמי אבטחת מידע במכבי בנושאים שונים קשורים, באפשרותו לפנות לאיש הקשר מטעם משאבי אנוש שצוין לעיל (בסעיף 25), והאחרון יעביר את פנייתו לבירור מול הגורמים הרלוונטיים בתוך מכבי.

שינויים במדיניות הגנת הפרטיות, דרך קבלת החלטות על שינוי ואופן פרסום השינויים

34. שינויים במדיניות יבוצעו בהתאם לשינויים בחוק והתקנות מכוחו ו/או כל הוראת חוק רלוונטית אחרת, ככל שיהיו, ובהתאם לשינויים המתבצעים במכבי ו/או הנחיות רגולטוריות בנושא מעת לעת ועל-פי שיקול דעת מכבי - ויפורסמו בהתאם.

כל שינוי כאמור יובא לידיעת הגורמים הנוגעים בדבר, ובמידת הצורך תיעשה פניית רוחב ארגונית, במסגרת עדכון נוהל/ הוראת חטיבה/ אגף וכיו"ב, לרבות, לפי צורך ובהתאם לשיקול דעתה של מכבי, הוראות סטטוטוריות ורגולציה בתחום.